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办公室行政工作人员工作要点


员工培训要点
序言: 一、工作都是辛苦的; 二、工作没有公平的; 三、工作没有容易的; 四、工作都是细致的。

第一章 行政工作人员的意识问题
一、行政办公室工作是繁杂琐碎的,要耐得住性子; 小到一张纸、大到一个工位,办公室行政人员都要去负责,可能一天处理几十件事情,几十 张报表,工作量之大之琐碎需要人耐得住性子去做。 二、行政办公室工作是接受和处理问题的,要沟通得到位; 办公室是接受各部门的意见、回馈、投诉的部门,所有工作人员是解决问题,而不是制造问 题的。 三、行政办公室工作是寂寞的。 行政办公室的工作在多数人看来是简单的、是粗浅的,我们要耐得住性子,稳得住步子,做 细路子。 对行政办公室的工作要求: 1、要事事记准确,宁可动手也不遗漏。 2、要件件有回音,宁可挨骂不可不说。 3、要件件有着落,宁可琐碎不可悬空。 行政办公室工作人员应具备的素质: 1、业务上要精; 2、作风上要硬:工作上不能厚此薄彼,不能亲近远疏,一视同仁。 3、修养上要好:办公室是接触各部门最平凡的,也是信息量最大的地方,这对工作人员提 出了更高的修养要求。 整理领导指令的要点(含会议记录) 一、正确的方法: 1、记录原话 2、记录要点 3、记录易忘点:时间、地点、人物、主题、数字、各类术语 4、记录疑问点(要及时释疑) 5、及时追记、补充

第二章

协助领导工作的要点

常用的九种方法: 1、随机提醒法:注意收集相关信息、巧妙掌握提醒时机、心中要有全局 2、预测导向法:分析出多种可能产生的结果及过程,要求:兼顾宏观微观、整体局部、长 期近期、优势劣势。 3、咨询建议法:通过调查研究,以充足的事实,提出可行性或补充性意见。防止按图索骥、 注意全面客观、写出咨询报告。 4、提供资料法:多种资料做出分析报告连资料原件一起呈送。 5、比较优选法:经常和提供资料法联合使用。 6、漫谈聊天法:在无边际的聊天中启迪领导,闲聊时需谨慎。 7、补充完善法:慎出异言、察言观色、抓住重点。 8、先同后异法:赞同(夸奖)要适度、方法要因人而异。 9、引以为鉴法:明确同类事件(做法)已造成的危害、吹风鼓劲、提高领导声誉。

适应领导不同的工作风格
一、对谋略自信型领导的适应: 1、多服从少多言 2、集中精神领会意图 3、可以在领导讲话时大胆询问、大胆质疑 二、对超脱粗放型领导的适应: 1、领导为人处事宽宏大量,可不能骗他。 2、领导喜欢亲力亲为,一定要配合他。 3、领导讲求分工明确,不爱多管闲事要适应他。 4、领导交代的工作笼统可对具体处理不加干涉,要提醒他。 对这类领导我们要做到:要出好点子,要格外精心,要主动汇报,要防止越权。 三、对民主纳谏型领导的适应: 1、要谨言慎行 2、要常思多想 3、要态度谦和、待人友善(不能因领导和蔼就故意捉弄) 4、领导容易听从他人建议,要及时提醒他 四、对看人审事型领导的适应: 1、情感因素左右处事方法 2、不怕吃苦、勤劳 3、巧妙的运用各种方法 五、对多变无定型领导的适应: 1、情绪不稳定、善变 2、当面遵从、私下等待、最后加劲 忍让领导弱点的方式

一、忌在没有现成根据的问题上与领导争论 ?不必过分较真 ?只反驳一次 ?多用疑问句 ④找到可靠证据 忌任何事、任何言语上都显摆自己比领导强 忌工作出现任何问题都推给领导: (不辩解、不挑明、不越级汇报) 二、作风庄重严谨 1、忌讳装模作样 2、忌讳吊儿郎当,没有下属的样子 3、忌讳思想作风刁滑,心术不正 三、动作勤快干练 1、忌讳动作拖拉 2、忌讳生活懒散,丢东忘西 3、忌讳没有时间观念 4、忌讳严重无活 四、反应机灵敏捷 1、不等领导话讲完,便知下面的内容(不能抢话) 2、等领导把话说完,便能明白其中的含义 3、等领导把话说明,便能领悟暗中成分

第三章 领会领导意图
一、领会: 领会要清楚、要全面、要深刻 二、融汇: 执行领导的意图时要和实际情况相融合 三、发挥: 在一些可以发挥的地方发挥一下是可以的,千万不能偏离主题,甚至反客为主 四、领会领导意图的方式: 1、善于把握领导的工作热点、跟随追击; 2、善于把握领导的思维方式、协同运作; 3、善于把握领导的思想闪光点、加以深化; 4、善于多角度捕捉领导意图、综合归纳;

5、善于把握领导的个性特点,因人而异。 五、维护领导尊严 1、不知道的事不要说,不清楚的事不要胡说; 2、领导的尊严关系着公司,公司的尊严关系着员工。 纠正领导错误的方式及态度: 1、不当众理睬(不是关系命脉的事,不要当众纠正。 ) 2、不小瞧讥讽(任何人都有不足的地方。 ) 3、不正面交锋 4、不随便插话 5、提供反驳依据和措施 否定领导错误意见的原则: 1、力求谦逊 2、真诚友善 3、避免交锋 否定领导错误意见的方法: 1、提供下情法:要真实、准确;内容要具体:有事例、有数字。 2、介绍经验法:相关事件成功或失败的案例。 3、弥补不足法:当场弥补、背后弥补、形成文字时弥补。 否定领导错误意见的时机: 1、趁领导心情愉快之时; 2、趁领导主动询问之时; 3、趁领导允许发言之时; 4、趁领导需要情况反馈之时; 否定领导错误意见时应注意的问题: 1、明确身份:不能越位 2、态度谦和:不能盛气凌人 3、要有耐心 否定领导错误意见的条件: 1、勤奋学习,精通业务; 2、博学多才,让领导从内心信任你; 3、经常深入群众,对下情了如指掌: ?熟悉下一级班子的全面情况; ?熟悉下二级班子的基本情况 ?熟悉下三级班子的一般情况

第四章 会务工作

一、做好会议的准备工作: ?安排议题(已知议题略) : 1、领导安排 2、事务性议题 3、多项议题 4、日常常务议题 ?拟定与会人员名单 ?申请报批会议 ④拟发会议通知 二、做好会议文件撰写工作 1、撰写开幕词 2、撰写讲话稿 3、撰写会议报告 4、撰写领导发言 5、撰写会议总结 三、为领导撰写讲话稿 1、按内容繁简分为即兴式讲话稿、要点式、宣读式。 2、按性质用途: ?开幕词:宣布会议开始,介绍出席会议单位、人员和数量;阐明会议中心议题,召开会议 的背景和意义;提出会议议程、开发和要求。 ?闭幕词:回顾会议主要内容,对会议做出评价,简要阐述会议主要决策。 ?祝词 会务工作的附则: 1、座次安排:正中副左右 2、照相:焦距对准谁,都要照到谁,照几张 3、董事会议及大型会议的主持人应设专人安相关安排进行会议议程。 会务步骤: 1、大会主持人开幕词: 一般格式为:尊敬的领导、全体同仁,大家好!我是本次会议的主持人,感谢大家的莅临, 谢谢。本次会议 XXX(主题) 2、大会主持人请领导讲话 3、大会主持人依次请各副总讲话 4、大会主持人依次请各部门负责人讲话 5、大会主持人做会务性总结 6、大会主持人宣布大会闭幕

第五章 保密
关于随行人员保密纪律: 1、不记录领导个人资料及隐私 2、不谈及领导行程 3、不谈及领导私下言论 4、不谈及领导与自己的对话内容 5、不谈及领导对他人的评价 关于文件保密: 1、登记 2、传递 3、阅读 4、复制 5、保管 6、保存 7、交接

第六章 接待访客的原则 一、一视同仁:要改变门难进、人难见、脸难看、话难听、事难办的衙门作风。 二、要做到一请坐、二倒水、三问好、四办事、五送客。 三、用语要文明,办事要认真。


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