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做好办公室工作的几个要点


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办公室是一个单位的枢纽和窗口,是领导的参谋和助 手,是执行领导决定、承办具体事务的综合机构,担负着承 上启下、沟通内外、综合协调、参谋助手、督促检查和服务 保障等职能,具有较强的协调性、中枢性和业务性。职能范 围广、工作头绪杂、敏感问题多、协调任务重是办公室的工 作特点。特别在县级人民医院这样一个与群众最接近的事业 单位,肩负着全县人民的突发公共卫生事件、日常医疗救治 和日常保健的医疗服务工作,上上下下、方方面面需要协调 的任务十分繁重,面对新形势、新要求,对做好办公室工作 提出了新的更高要求。要做好办公室工作,更好地为领导决 策服务,为人事劳动和社会保障工作创新发展服务,就更需 要多动脑筋、多想办法,理清工作思路。下面我结合自己的 工作实际,就如何做好办公室工作谈几点体会。 一、加强学习,提高认识 1、要明白办公室的性质。办公室主要指政府机关办公室、 要明白办公室的性质。
机关办公室或者企事业单位办公室, 除与单位其他部门一样具有 服务、辅助、执行、管理等特征外,还有自己鲜明的独有性质, 这就是政治性和综合性。 政治性是指办公室工作具有很强的政治性。 办公室工作人员 每天接触和处理各类文件,参加各种会议,接触大量党政重要机

密。这些工作本身带有很强的政治性;综合性是指办公室是领导 的综合管理机构, 要通过各种方式和途径, 协助领导者管理全局, 保证全局工作的正常运转, 而不在于它具体分管的工作和具体业 务。

2、要知晓办公室工作的基本任务。办公室工作的范围广
泛,任务繁杂。概括而言,可分为以下三类。一是 一是日常性工作。 一是 包括公文处理、会议工作、信息处理、日常事务处理、 印章管理、 文书档案工作、信访工作、机要保密工作和公关工作九大项;二 二 是综合协调工作。主要包括工作任务的协调、管理事务的协调、 领导关系的协调三大项; 三是辅助决策工作。 主要包括信息准备、 三是 提供方案、承担决策事务和协助实施检查四项。

当前社会正处在科学技术迅猛发展、运用知识不断更新 的重要历史时期。过去懂得的东西、熟悉的东西、运用的东 西,随着办公室设备自动化、现代化、系统化的不断加快, 许多已变得不懂了、不熟悉了,或运用不上了。这就要求我 们从事办公室工作的同志,要不断地加强学习,不断地更新 知识,掌握科学理论和熟练使用现代办公设备,提高驾驭办 公室工作的能力,才能更好地做好本职工作。 3、要加强政治理论学习,增强政治敏感性。通过学习 加强政治理论学习,增强政治敏感性。 历史、哲学,学习时事政治,特别是当前要结合学习实践科 学发展观活动确立正确的世界观、人生观、价值观,坚定正 确的政治方向。坚持用邓小平理论和“三个代表”重要思想

武装头脑,掌握辨证唯物论的立场、观点和方法,研究新情 况,解决新问题;认真学习上级文件和领会领导讲话,正确 地理解和执行党的路线、方针、政策。做到计划安排工作把 握政治方向,分析判断形势掌握政治动态,解决处理问题注 意政治影响。 4、要注重业务知识学习,提高胜任本职工作的能力。 注重业务知识学习,提高胜任本职工作的能力 工作的能力 办公室工作除了直接参与政务工作外,大量的参谋助手作用 是通过日常工作来体现的。办公室人员要加强应用写作知识 的学习,不断提高文字写作水平和文字组织能力、理论概括 能力。同时还要注意经济知识、法律知识、科技知识、管理 知识的学习,真正成为懂政治、懂经济、懂法制、会管理、 业务强的能胜任本职工作的行家里手。 5、要重视综合技能培养,提高综合协调能力。办公室 要重视综合技能培养,提高综合协调能力。 能力 工作人员要加强专业技能的培训和修养,努力做到“一专多 能”,“与时俱进”。既要成为本职工作的“专家”,又要 成为把握全局的“通才”。对全院职能科、临床科室的职能 分工,各项规章制度和办事程序要一清二楚。要注重培养扎 实的文字概括能力,高度的综合分析能力,较强的组织协调 能力。只有这样才能发挥办公室人员参谋助手的作用,也只 有这样才能发挥办公室综合协调功能的作用。 二、严而不死,活而不乱,注意掌握分寸,不断寻求原 则和效率的有机结合点

1、培养良好工作作风,努力提高工作效率。正确的工 培养良好工作作风,努力提高工作效率。 工作作风 提高工作效率 作态度,高度的工作责任心,是做好办公室工作的前提。每 个办公室同志都应当发扬“四种精神”,改进工作作风。一 一 是发扬爱岗敬业精神,热爱本职,恪尽职守。在指定的工作 岗位上,尽心尽力干好本职工作;二是 二是发扬艰苦奋斗精神, 二是 “淡泊名利,宁静致远”,不为名利所诱惑,保持共产党员 的先进性;三是 三是发扬团结协作精神,科室之间、上下之间、 三是 同事之间,既有分工,更要合作,要保持精神上互相鼓励, 工作上互相支持,生活上互相关心。努力作到:思想上同心, 目标上同向,工作上同步;四是 四是发扬开拓创新精神,多思多 四是 谋,高速高效,运用新思维、新方法,激发新思路、新观点、 新点子,总结新经验、新办法,创造新成果、新业绩。 2、改进工作方法,提高工作水平。办公室工作属于综 改进工作方法,提高工作水平。 合协调职能部门,既有政务性协调,又有事务性协调;既有 领导关系协调,又有纵横关系协调;既有内部关系协调,又 有外部关系协调。因此,要特别讲究工作方法,注重工作策 略。首先要讲究工作重心,突出工作重点。抓住主要矛盾, 不忽视次要矛盾。先急后缓,先主要后次要。在解决主要矛 盾的同时使次要矛盾也得到解决;其次要讲究工作策略,注 意工作方法。增强工作主动性、时效性、科学性,克服盲目 性,变被动为主动,做到“有的放矢”;再次要注意事物发

展规律,严格工作办事程序。找准工作切入点,把握工作着 力点,解决工作之难点,达到事半功倍的目的。 3、坚持原则,严格按章办事。办公室是行政和管理的 坚持原则,严格按章办事。 重要部门。办公室的同志不但要协助领导建章立制,规范管 理,而且要坚持“制度管人,人人平等”原则,抓好各项规 章制度的落实,严格考核,公平奖惩。同时,还要严于律己, 按章办事,自觉遵守各项规章制度,处处起表率作用。要求 要更高,风气要更正,工作要更好。 三、摆正位置,积极发挥参谋助手作用 1、多“思”。办公室工作人员要牢固树立重视政务, 服务政务的观念,提高参政议政水平。要站在领导思维的高 度,调查问题,研究问题,多出主意,多想办法。决策前, 调查研究,掌握情况,突出超前性、预见性、可行性;决策 中,跟踪领导思路,突出及时性、准确性、系统性;决策后, 完善领导思路,突出献计献策的递补性、创造性、科学性。 2、多“跑”。综合全面,协调各方,承内联外,是办 公室发挥枢纽作用的重要内容。办公室要全面了解党组、行 政各方面工作情况,为党组、行政统揽全局创造条件。协调 各方,统一步调,形成合力,保证政令畅通。承接内外,协 助领导搞好上下左右的联系,妥善处理好各种工作关系和公 共关系,上情下传,下情上报,纵横沟通,确保单位的各项 工作有条不紊,高效运转。抓工作,要抓一件成一件,事事

有回音,项项有交代,件件有着落。对周期长、费时多的事 项,要连续跟踪实施全过程,随时向领导报告进展情况;对 时间紧、任务重、难度大的事项,要落实承办科室,明确主 要责任人,规定完成时间和效果;对涉及几个科室联合实施 的事项, 要协调有关科室实施联合督查, 确保工作顺利开展。 3、多“口”。办公室是一个单位的重要“门面”,办 事效率高低、 服务态度好坏, 不仅反映一个单位的精神面貌, 而且直接关系到这个单位的内外形象。办公室要坚持全心全 意为人民服务的宗旨,把为基层服务作为工作的出发点和落 脚点,积极主动地、热情周到地为部门、基层和机关内部科 室服务,搞好协调服务,多请示汇报,办好实事。特别是在 值班处理事务、接待来人来访等方面,更要热情周到,言语 和谒,优质服务。这就要求每个从事办公室工作的同志,一 方面要加强自身素质训练,确保政治、思想、工作、作风都 过得硬;另一方面要端正服务态度,提高办公水平,讲究办 事效率,谨小慎密,减少疏忽和失误。 四、讲究方法,统筹兼顾,不断提高服务水平 办公室工作的同志与领导的关系,具有多重性:从职能 上讲,是领导与参谋助手的关系;从组织上讲,是上级与下 级的关系;从政治上讲,是同志与同事的关系。因其地位的 特殊性,要真正做到为领导服务,为单位服务,必须讲究参 谋方式,确立辅助意识,方能取得参谋助手的实效。

1、参政有方。所谓“方”,就是要讲究方法,不乱发 参政有方。 议论。参谋的方式是多种多样的,可直接进言,交谈自己的 观点、看法、意见,也可通过调查报告、起草讲话、报送信 息、提出建议等。采取哪种方式,参与议政更为合适有效, 必须具体情况具体分析,认真权衡。要根据领导的个人特点 和涉及事务的具体情况,确定参与议事的方式,使自己的思 想、观点、认识与领导的意志溶为一体,被领导认可和采纳, 方能达到参政的目的。发挥参谋助手作用,应当对路。参谋 者必须随时当好领导的“耳目”、“外脑”,眼观六路,耳 听八方,把握上情,了解下情,综观工作全局,大量收集、 整理信息,综合分析、筛选有益资料,拿出各项工作情况比 较成熟的意见,不能临时“抱佛脚”。一个好的参谋,应有 较强的针对性、分析的全面性、观点的实用性、决策的正确 性,努力出上策,不出下策。 2、谋略有度。所谓“度”,就是要掌握分寸,不能出 谋略有度。 格。要做到:一是 一是“到位而不越位”。办公室在领导决策中 一是 处于辅助从属地位,“主”“从”关系不能颠倒。参谋只能 帮助决策,不能代替领导决策;二是 二是“理解不曲解”。对领 二是 导的工作意图,必须要有正确的认识。要想领导之所想,急 领导之所急,尽量接近领导思维,不曲解领导的意图,更不 能帮“倒忙”;三是 三是“直言不讳言”。帮助领导正确决策, 三是 发表观点要“锦上添花”,提出问题要“秉笔直谏”,不能

见领导决策有误,假装不知道,反而逢迎吹捧;四是 四是“参谋 四是 不掺和”。办公室比别的部门接触领导多,进言机会多,领 导征求意见多,不能因为领导信任,就瞎掺和,乱搅和,影 响正确决策。 3、言之有时。所谓“时”,就是要把握“火候”,讲 言之有时。 究效果。一是 一是适度超前,要提前进入角色,思维在前,服务 一是 在前,参谋在前;二是 二是选择适时,要在领导未成熟主意前适 二是 时提出建议, 要在领导决策前适时拿出主意。 “及时雨” 要下 , 不放“马后炮”;三是 三是善于理解,对提出的建议、主张,领 三是 导采纳了的要及时实施;对未采纳的,不能自弃,更不能埋 怨,要服从领导,按领导的意图办。

二〇一一年二月二十三日


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