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公司印章管理规定及使用协议


公司印章使用管理规定
一、 根据公司不同业务的工作需要, 公司印章有不同的使用范围。 为保证公司的合法权益不受损害,杜绝失误发生,特规定如下印章使 用办法。 二、印章刻制按公司业务需要由部门提出申请,公司总经理批准 后,由行政办统一办理。印章刻好后由行政办办理印章登记手续,填 写《印章管理登记表》 (附表 1) ,备案并留好印章样图。 三、总经理通过授权赋予部门对其部门(专业)印章的保管权和 使用权。由被授权人在行政办签字领取印章,指定专人保管。各部门 在使用印章时应严格遵守印章授权使用范围、期限等规定。 公司印章使用范围、保管人、使用印章审批人等规定见下表:
序号 印章名称 使用范围 公司对外所有正式 文件 对内通知等正式行 文 保管部门 使用审批人 使用规定 备注

1

集团公章

行政办

总经理 或授权人 财务报表使用时, 由财务会计部经理 审批,除支票用印 按照《财务管理制 度》相关规定外, 其余均由主管副总 经理核准 参见《合同管 理规定》 财务合同需总经理 核准

2

财务专用 章 发票专用 章

公司正式财务文 件、报告、证明、 票据等

财务部

财务经理

3

合同 专用章 法定代表 人印(支 票)章 法定代表 人印(除 支票外) 章

公司各类合同

行政办

参见《合同管 理规定》

4

支票

财务部

见《财务制度》 见 《财务制度》 有关规定 有关规定

5

公司正式的合同, 财务报表文件、票 据 工程施工告示 工程建设中与相关 单位的非正式函件 往来

行政办

总经理或授权 人

《合同管理规 定》

8

项目专用 印章

项目部

项目经理

由工程项目管理部 严格控制使用权限 及范围

印章由指定保管人专人妥善保管。 保管人对所负责的印章丢失或 盗用,所引起的经济损失和法律责任等负全部责任。 当印章管理人变动时,应及时办理印章管理交接手续,填写“印 章管理登记表” 。 四、印章的使用 1.每枚印章使用前要由经办人填写 《印章使用审批单》 (附表 2) , 并经指定的审批负责人进行审核。 审批人要按公司有关规定审查要加 盖印章的文本内容是否在授权的范围内, 审批通过后通知印章保管人 员,方可使用印章。审批人对文本加盖印证后的一切经济损失和法律 义务负主要责任。印章保管人需将加盖印章的文本连同《印章使用审 批单》归档保存。 2.公司印章原则不允许携带外出,如确系特殊需要,需经部门经 理提出书面借用申请并经总经理批准签字后方可借走, 借用时需填写 《印章借用申请表》 (见附表 3) , 且必需两人以上一起办理借用手续, 在借用登记表上签字。原则上借出的印章当天归还,不得延误。印章 外借期间的使用由部门经理全权负责。 3.员工如需要公司出具有关证明,本人应先提出书面申请,部门 经理审核,行政办签字后方可盖章。 五、责任 1.印章使用责任人 (签字人) 对印章负有经济、 行政、 法律责任。 监印人员对违反规定的签印有权拒绝用章, 印章保管人员不得私自动 用印章。若非法使用印章,一经查出根据事件的严重程度给予严厉的 行政处分或追究其经济、法律责任。 2.若印章在使用、保管过程中不慎遗失,则追究责任人相应的行 政、经济责任,给予严厉的处分,并赔偿所发生的一切费用。 3.公章、合同专用章使用后,印章保管人均需填写使用登记表, 使用人要在登记表上签字。

六、印章使用管理流程
开始

用章申请 否 经理审核

否 否


部 门 章 公 司 章 审核


用印登记 权限内否

审核 是


加盖印章

用章人签字

用印登记
用章人签字

资料归档

资料归档

结束

说明:
一、需盖章人员需向上级申请; 二、报总经理批准后,方可为其加盖; 三、如遇总经理不在,由总经理委托受托人签字有效,但事毕 以后仍然由责任人找总经理补上签字; 四、如果工作需要使用财务章,须到财务部门按上述程序办理; 五、因工作需要将印章携带外出的,由总经理特批,批准程序 如上。


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