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办公设备日常管理制度附表一张


——山河电气设备销售有限公司——

办公设备日常管理制度
第一章 总则

一、目的。为了保证公司办公设备正常的运转,提高办公设备的工作 效率和使用寿命,特制定本制度。 二、适用范围。本制度所指办公设备主要包括台式电脑、打印机、复 印机、电话、传真机、笔记本电脑等。 三、相关职责。 1、行政专员,主要负责办公设备的采购申请提交、采购、保管、 配发、设备调换等事宜。 2、在总经理批准的情况下,一些常用设备及耗材也可自行购买。 如打印纸、硒鼓、网线水晶头等。 3、部门设专人负责办公设备的使用、保管、维修保养等事宜。

第二章

办公设备日常管理

一、办公设备的申请和购买。 1、部门工作人员根据需要提出办公设备的购买申请,制定采购 计划并填写《办公设备采购申请单》 ,报人力行政专员及部主管领导 审批;购买设备金额大于 200 元的还需报公司财务主管批准。 2、经公司领导审批后由人力行政专员专人购买。 二、办公设备的领用。 1、设备需求人员根据审批的《办公设备需求单》到行政专员处 领取。 2、对领取的设备进行编号,以便盘点。 三、办公设备的使用和保养。 1、使用设备前应详细阅读操作手册,严格按照操作规范操作使 用,由部门主管及行政专员负责监督检查。 2、公司各类设备的保养和维修。员工应参照规范,正确使用, 注重平时保养。 3、行政专员对部门内办公设备运行、保养情况进行监督检查,
山河电气

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对设备的维修,更换零件要进行登记备案。 四、办公设备维修管理 1、设备发生故障无法使用时,设备使用人应报行政专员并协同 技术人员处理;技术人员无法处理的,可报部门主管领导联系供应商 统一报修。 2、在保修期内的设备,行政专员应联系供应商进行维修;保修 期外的设备,按照最经济可行的报修方案进行维修,由行政专员或指 派专人负责送修并按照维修的真实情况,填写设备维修单。 五、建立维修档案 1、所有设备的维修都必须建立完整的维修档案,由行政专员统 一管理,主要包括设备名称、维修日期、故障现象、故障原因、维修 内容、维修费用、维修单位等。 2、人力行政专员应定期统计、汇总维修情况,针对各类故障产 生的原因提出预防与克服的措施,通报并加以防范。 六、办公设备使用监督 1、行政专员负责对办公设备的使用进行不定期的检查。 2、行政专员对违规使用办公设备人员有提请处罚的权力。 七、办公设备的盘点及赔偿 1、行政专员负责对部门所有办公设备进行分类,并建立办公设 备管理台帐,每半年盘点清查一次,作到账物相符。 2、在规定的使用年限期间,因个人原因造成办公设备毁损、丢 失、被盗等,所造成的经济损失由个人承担。 八、办公设备的报废处理 1、报废审核。对于各部门提交的报废物品清单,要认真审核, 确认不能再次利用后,经行政专员、部门主管领导审批,报总经理签 字后方可作报废处理。 2、对决定报废的办公设备,行政专员应做好登记,在报废处理 册上写清用品名称、价格、数量、及报废处理的其他有关事项。 3、报废品由行政专员集中存放、集中处理,不得随意丢弃。

第三章

办公设备分类管理

一、电脑的使用管理 参见《关于办公电脑及网络的使用规范》 二、电话的使用管理
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1、电话由行政专员统一负责管理。 2、每次通话应简洁扼要,以免耗时占线、浪费资金。 3、禁止拨打私人电话。 4、电话出现故障的及时报电话公司维修。 三、打印机、复印机的管 1、为确保复印机的安全运转,每天开机的时间不宜过长。 2、打印或者复印完成后,必须及时取走文件,防止失密。 3、禁止打印或复印私人资料。 四、传真机使用管理 1、不得使用传真传送个人资料; 2、使用传真传送机密文件需经领导批准。 3、每天下班后,传真设置由自动接收改成手动接收,防止广告传 真造成的办公资源浪费。 五、其他办公设备的使用管理 1、专管专用,公司所有办公设备都要指定专人管理,其他人员使 用必须经设备负责人同意。 2、办公设备要定期进行养护,以免老化影响使用。 3、办公设备的使用人员要保证设备的安全,如果因使用人员的过 失造成丢失,要追究责任。

第四章

附则

1.本规定由山河电气设备销售有限公司制定并负责解释。 2.本规定适用于山河电气设备销售有限公司所有员工。 。 3.规定自二零一一年十月一日起执行。

山河电气设备销售有限公司 2011-10-1

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办公设备采购申请单
编号: 以下由申请人填写 申请人 申请设备资料 类 别 □ 电脑类设备 □ 其他类设备 部门 日期: 年 月 日

规格型号 申请理由 部门经理意见

以下由采购人填写 采购人 采购部门 供货商明细 供货商 规格型号 价格

备注

审批意见 电脑类设备 技术总监意见 总经理意见 其他类设备(请注明) 行政总监意见

以下由财务部填写 是否固定资产 □ 是 □ 否

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