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公文word排版实际操作


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公文 word 排版实际操作
1、页面设置 (1) 设定版心 设定:选定“纸型”标签, “纸型”选 A4, “方向”选“纵向” 。 然后选定“页边距”标签,根据上述数据要求,可算出页边距尺 寸为: “上” 设定数值为 3.7 厘米, “下” 设定数值为 3.5 厘米, “左” 设定数值为 2.8 厘米, “右” 设定数值为 2.6 厘米, “装 订线”设定数值为 0 厘米。 按此数值设定即可实现版心尺寸 156mm ×225mm(不含页码,页码范围设定为“对称页边距”。 ) (2) 设定页脚 设定:打开“页面设置”对话框,选定“板式”标签, “距 边距﹨页脚” 设定数值为 3 厘米, 可实现一字线距版心下边缘 7mm。 “页眉和页脚”选“奇偶页不同” ,可实现单、双页码分置左右。 “节的起始位置”选“新建页”“垂直对齐方式”选“顶端” , 。 (3) 设定每页行数与每页字数 设定:打开“页面设置”对话框,选定“文档网格”标签, 选择“指定行网格和字符网格” ,不选择“不改变字符跨度”“每 , 行 个字符”设为 28, “每页 行”设为 22, “档数”用默

认值 1, “文字排列”选“横排”“应用于”选“整篇文档” , 。 以上设置全部完成后, 点击页面设置对话框左下角的 “默认” 按纽(见右图) ,出现选择性提示: “是否更改页面的默认设置? 此更改将影响所有基于 NORMAL 模板的新文档” (见下图) ,点击

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“是(Y) ,保存所有更改设置,则以后建立新文档时,上述设 ” 置将以默认值出现,每次建立新文档时将不必再重新设置。

2、字体设置 设定:选择“格式”菜单中的“字体”命令,打开“字体” 对话框。选定“字体”标签, “中文字体”选“仿宋_GB3212” , “字形”选“常规”“字号”选“3 号” , ,其他设置不变。点击对 话框左下角“默认”按纽,将上述设置保存为默认值。此默认值 为文档正文默认值,标题可在文字录入过程中另行设定。

3、主体制作 (1) 发文机关标识制作(由发文机关全称或规范化简称后 面加“文件”组成) 1 ○选择“插入”菜单→“文本框” →“横排” ,此时鼠标

将会变成“+” ,在最上方拖动鼠标左键后放开,出现一个文本 框, 在该文本框内输入 “XXXXXX 文件” 这几个字 (这几字就是 “发 文机关标识”。 ) 2 ○设置眉首:在该文本框的边框处双击,此时弹出“设置 文本框格式”对话框。选择“颜色和线条”选项卡, “颜色”设 置成“无填充颜色” 。 3 “高度”设置成“2cm” ;宽度设置 ○选择“大小”选项卡, 成“15.5cm” (注:可根据实际情况调节尺寸) 。选择”版式”选 项卡,单击“高级”按钮,水平对齐的“对齐方式”设置成“居

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中” ,垂直对齐的 “绝对位置”设置成“页边距” “下侧”可 , 设置成“2.5cm” (平行文标准) ,也可设置成“8.0cm” (上行文 标准) ,注:大家可根据实际是什么标准而调节尺寸,在我们这 次实验中设置成平行文标准。 4 。 ○选择“文本框”选项卡,左、右、上、下都设置成“0cm” 5 ,字体 ○选中文本框内的全部文字,将颜色设置成“红色” 设置成“小标宋简体” ,字号根据文本框的大小设置成相应字号, 但要尽量充满该文本框, 这样, 宽为 155mm、 高为 20mm、 距上 25mm 的眉首制作完成。 (2) 红色反线制作 1 ,此时在 Word ○选中“视图”菜单→“工具栏”→“绘图” 下方出现一条“绘图”工具栏。单击“绘图”工具栏的直线工具, 鼠标会变成“十”字形,按住键盘上的 Shift 键同时拖动鼠标形 成一条水平线,双击水平线,此时弹出“设置文本框格式”对话 框。选择“颜色和线条”选项卡, “颜色”设置为“红色” “虚 、 实”设置为“实线”“粗细”设置为“2.25 磅” 、 。 2 “宽度”设置为“15.5cm” 。 ○选择“大小”选项卡, 3 ○选择“版式”选项卡,单击“高级”按钮,水平对齐的“对 齐方式”设置成“居中” ,垂直对齐的“绝对位置”设置成“页 边距” “下侧”设置成“7cm” , (平行文标准)“13.5cm” , (上行 文标准) ,注:大家可根据实际是什么标准而调节尺寸,在我们 这次实验中设置成平行文标准。 (3) 发文字号制作

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发文字号由发文机关代字、年份和序号组成(格式要求:发 文机关标识下空 2 行,用 3 号仿宋体字,居中排列;年份、序号 用阿拉伯数码标识;年份应标全称,用六角括号“ ”括入;序 ?? 号不编虚位(即 1 不编为 001) ,不加“第”字。 ) 1 ,其中六角括号可在 ○输入发文字号“XXX?2006?32 号” 右键→符号中找。 2 ○设置发文字号中的中文文字的字体为三号仿宋,且居中 显示(这是平行文的发文字号的标准,如果是上行文,则应设成 三号仿宋字体、左空一个字的距离,且要添加“签发人”三字, 这三字设为三号仿宋字体,并添加“签发人姓名” ,应设置为三 号楷体、右空一个字的距离。 ) 3 ○设置发文字号中的数字的字体为 Times (4) 主题词、抄送、印发机关的制作 1 ○主题词、抄送单位、发文日期等分别由三条粗细不等的 横线分割开来。如果用下划线或画笔来制作,效果会不佳,最主 要的是不符合标准。我们完全可以利用 Word 中的特殊功能来实 现,具体粗横线的制作方法是:在英文输入状态下,按住 Shift 键不放,同时按“-”号(减号要连续输入 3 下) ,而后按回车键, 这样,一条粗横线就自动生成了。同样,细横线的制作方法是: 先把输入法状态由英文切换成中文, 连续输入三次“-”号 (减号) , 而后按回车键,一条细横线就会自动生成。 2 “主题词”这几个字用三号黑体,居左顶格标识, ○主题词: 后标全角冒号; 主题词词目用 3 号小标宋体字; 词目之间空 1 字。 New Roman。

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抄送:在主题词下一行;左空 1 字用 3 号仿宋体字标识“抄 送” ,后标全角冒号;回行时与冒号后的抄送机关对齐;在最后 一个抄送机关后标句号。 印发机关和印发时间:位于抄送机关之下(无抄送机关在主 题词之下)占 1 行位置;用 3 号仿宋体字。印发机关左空 1 字, 印发时间右空 1 字。印发时间以公文付印的日期为准,用阿拉伯 数码标识。 (5) 保存成模板文件 1 , :选择“文档模板 ○单击“文件”→“保存”“保存类型” (*.dot) ; ” “文件名” :公文模板; “保存位置” :桌面。至此, 模板制作完成。以后所有属于此种类型的公文都可以调用该模 板,直接进行公文正文的排版。 2 ○要对该模板进行修改,可以调出相应模板,方法是:选 择“文件”——“打开”,找到相应的模板路径,若模板保存时按系 统默认设置的,然后单击“打开”按钮调出模板即可进行修改。 (6) 添加公文正文内容并排版 1 ○打开模板 2 ○标题:红色反线下空 2 行,用 2 号小标宋体字,可分一 行或多行居中排列;回行时,要做到词意完整,排列对称,间距 恰当。 3 ○主送机关:标题下空 1 行,左侧顶格用 3 号仿宋体字标 识,回行时仍顶格;最后一个主送机关名称后标全角冒号。 4 ○公文正文:主送机关名称下一行,每自然段左空 2 字,

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回行顶格。数字、年份不能回行。 5 ○成文时间:用汉字将年、月、日标全;三号仿宋体字, 右空四个字的距离, “零”写为“○” 。 输入方法: 方法一:选择“插入”菜单中的“日期和时间”命令,打开 “日期和时间”对话框,对话框里有多种时间和日期的表达式, 其中便有规定的日期表达式,选中后点击“确定”即可。 方法二:使用“智能 ABC 输入法” ,如输入 “i2001” ,按空 格键,则输入的即为“二○○一” 。若想输入“二○○一年十二 月十一日” ,可直接输入“i2001ns2ys1r” ,再按空格键即可。 6 ○插入页码 设定:选择“插入”菜单中的“页码”命令,打开“页码” 对话框,其中“位置”选“页面底端(页脚) , ”“对齐方式”选 “外侧” ,若第一页需要显示页码则选择“首页显示页码” 点 , 击“格式”将“数字格式”设置为“-1-,-2-”显示格,点 击“确定” ,则在页脚位置出现页码,其中单页页码居右,双页 页码居左。 在文档第一页双击页码,页码数字所在文字框生效,选中页 码数字框,选定字号为“4 号” (宋体) ,然后选择“格式”菜单 中的“段落”命令,打开“段落”对话框,选定“缩进和间距” 标签, “缩进右”设为“1 字符” ,点击“确定” ,关闭“页眉和页 脚”回到文本编辑状态,即完成单页页码设定。 在文档第二页双击页码,页码数字所在文字框生效,选中页

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码数字框,选定字号为“4 号” (宋体) ,然后选择“格式”菜单 中的“段落”命令,打开“段落”对话框,选定“缩进和间距” 标签, “缩进左”设为“1 字符” ,点击“确定” ,关闭“页眉和页 脚”回到文本编辑状态,即完成单页页码设定。 6 ○“双行合一”落款 一般来说,单位里发公文通常都会用正规的行文格式,而在 正规的行文格式中总少不了单位落款一项。利用 Word 里的“双行 合一”命令制作公文落款可谓方便、 快捷, 在工作中可以有效提高 处理速度,大大节省时间。点击“格式→中文版式→双行合一”, 出现“双行合一”对话框。 输入单位名称(如:中国× × 公司× 分公司× 路营业厅) ×× × × , 先输入需要合为一行的文字(中国× × 公司) ×× ,合理调整字符间 距, 查看预览效果, 满意后点击“确定”。 而后输入剩下的文字 × (× 分公司× 路营业厅)完成后可利用“Ctrl+[”和“Ctrl+]”快捷键合 × , 理调整两部分文字的字号大小,就会出现满意的公文落款。


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